Poniendo en orden los proyectos…

PMOCon mucha frecuencia en las organizaciones surgen los proyectos por “generación espontánea” o mal planificados, esto puede tener graves consecuencias, ya que la falta de un plan de trabajo o una mala definición de objetivos, puede alargar los tiempos de desarrollo y generar mayores gastos.

Para tratar de entender el por qué de esta situación es importante vislumbrar de una manera general el entorno de un proyecto, en el cual alguien lo realiza, por solicitud de alguien, con los recursos de alguien, para satisfacer la necesidad de alguien, con un resultado que beneficie a alguien, que alguien operará, bajo reglas reguladas por alguien. Es decir, alguien (cualquiera de los “alguien” citados) comienza a trabajar en el proyecto, y en la dinámica de las múltiples relaciones posibles se genera un caos, y como las características del proyecto no fueron definidas desde el inicio, se improvisa sobre la marcha y el resultado generalmente es deficiente.

Para poner en orden las relaciones entre los diferentes actores que intervienen en los proyectos de una organización, así como para definir y mantener los estándares y procesos relacionados se debe contar con una oficina de gestión de proyectos o PMO por sus siglas en inglés de Project Management Office.

La gestión de los diversos proyectos, junto con su gente, recursos, tecnología y comunicación es una tarea difícil por lo que el riesgo de fracaso es alto, la PMO ofrece una solución eficaz mediante una estructura de gestión más centralizada de los diferentes de proyectos. Sin embargo, su creación implica un cambio organizacional radical ya que rompe con la estructura jerárquica tradicional, al crear grupos multidisciplinarios que trabajan de forma horizontal.

Entre sus principales funciones y objetivos se encuentran:

  1. Aplicar una metodología común
  2. Estandarizar la terminología
  3. Documentar los procesos de gestión de proyectos
  4. Elaborar planes de capacitación y formación a los Gerentes de Proyecto y sus equipos de trabajo.
  5. Proporcionar y administrar las herramientas comunes de apoyo
  6. Coordinar los proyectos a su cargo
  7. Administrar los recursos asignados y/o compartidos en los proyectos
  8. Monitorear y controlar los proyectos con indicadores de costo, tiempo y calidad del proyecto
  9. Mejorar los niveles de éxito de los proyectos dentro de la organización.
  10. Alentar a la resolución de los conflictos causados por las limitaciones.
  11. Estimar y programar en alto nivel las etapas de los proyectos y su interacción con otros planes.

En el ámbito gubernamental los proyectos se administran de forma ad hoc, es decir, para cada uno se asigna un responsable que tiene la experiencia técnica pero un escaso o nulo conocimiento en metodologías, estándares, procesos y herramientas de gestión de proyectos, lo que conlleva altos índices de fallas. No es difícil encontrar en los diferentes niveles de gobierno ejemplos de proyectos inconclusos.

En una dependencia gubernamental la PMO será la encargada de administrar de forma integral todos los proyectos a fin de llevarlos acabo en tiempo y forma, pero que además sean complementarios entre si y se optimicen los recursos.

En este sentido, la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, desde del 2009, ha tomado el desafío de mejorar la administración de los recursos del gobierno, para lo cual, uno de sus ejes estratégicos es la utilización de tecnologías de gestión a través de la creación de una Project Management Office.

Mediante esta oficina se han puesto en marcha algunos proyectos al interior de la DGSEI tales como el CallCenter, la intranet y el sistema de atención de tickets, y se tiene como objetivo convertirla en la encargada de gestionar todos los proyectos en materia de TIs en el Gobierno del Estado de México, manteniendo un enfoque fuertemente gerencial y no únicamente técnico.

Si requieres más información sobre la PMO de la DGSEI te puedes poner en contacto con la Mtra. Verónica Xitlali Ramírez García, Directora de Administración de la Infraestructura Tecnológica veronica.ramirez @edomex.gob.mx

Enlaces relacionados:

  • Definición de PMO en Wikipedia

http://es.wikipedia.org/wiki/Oficina_de_gestión_de_proyectos

  • Oficina de Proyectos (PMO) por Alejandro Barros

http://www.alejandrobarros.com/content/view/120668/Oficina-de-Proyectos-PMO.html

Redacción: Ma. Elena Carbajal Franco
Dirección General del Sistema Estatal de Informática
Con información de Victor H. Camarillo
Dirección General del Sistema Estatal de Informática
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