Sistema Anticipado de Inscripción y distribución SAID. Por primera vez el SAID se realiza vía web.

distribución_said1Conforme a las disposiciones de la Secretaría de Educación Pública (SEP) del 2 al 15 de febrero se llevó a cabo el programa de preinscripciones a educación básica para el ciclo escolar 2010-2011 denominado “Febrero Mes de las Preinscripciones”.

Este año, con el propósito de facilitar y atender de manera oportuna la demanda de ingreso a la educación preescolar, primer grado de primaria y primero de secundaria en las escuelas estatales y federalizadas de la entidad se implementó por primera vez un sistema de preinscripciones vía web. 

El registro por internet únicamente incluyó 30 municipios, aquellos que cuentan con una penetración de las tecnologías información y de comunicación (TICs).

El proceso y la tecnología utilizada

De acuerdo con el calendario definido por la SEP, la preinscripción debía realizarse con base en la primera letra del apellido paterno del aspirante, se hicieron 5 grupos de letras y a cada grupo le correspondían dos días de preinscripción.

Para la captura de la información por los aspirantes, se utilizó el Motor de trámites y servicios del portal internet del Gobierno del Estado de México.

A este sistema se podía ingresar a través de los enlaces existentes en la página principal del portal del GEM, en el catálogo de trámites en línea, en el sitio web de la Secretaría de Educación, y en el blog informativo.

El proceso consistió en cuatro pasos:
1. Ingresar los datos del alumno
2. Seleccionar las escuelas en orden de preferencia
3. Ingresar los datos del hermano
4. Obtener e imprimir el comprobante de registro en línea en PDF

Puesta en marcha

En las primeras horas del 2 de febrero el sistema y el portal del gobierno quedaron fuera de operación debido a que la gran demanda de padres de familia para inscribir a sus hijos rebasó la capacidad del sistema, ya que ingresaron muchos que no les correspondía conforme al calendario.

Tanto el blog informativo como la cuenta de Twitter@edomx continuaron funcionando, ofreciendo asesoría e informando a los ciudadanos de manera oportuna la situación del proceso. Lo cual fue señalado por las versiones en línea de periódicos como el Universal, El Reforma, el Milenio y PoderEdomex, entre otros.

Estrategia de comunicación interactiva y directa

Antes de comenzar el periodo de preinscripciones se llevaron a cabo 3 chats a través del portal del gobierno, con la finalidad de orientar y aclarar dudas; dos se realizaron el 21 de enero y uno el 22, fueron atendidos por personal de la Subsecretaría de Educación Básica y Normal de la Secretaría de Educación.

La semana anterior al inicio de las preinscripciones se publicó un blog informativo en la plataforma de WordPress. El blog contenía: la convocatoria, una guía, un instructivo de llenado, el listado de escuelas participantes, las preguntas frecuentes, el acceso al sistema, un listado de posibles errores al ingresar datos, así como  los datos de los centros de atención -teléfonos y correos electrónicos.

Durante las primeras horas del proceso de preinscripción se atendieron 194 comentarios a través del blog, posteriormente la atención se canalizó a la cuenta de Twitter@edomx, a los correos electrónicos y los centros de atención telefónica.

Durante el proceso de preinscripción, se atendieron aproximadamente en promedio 500 correos electrónicos diarios y 5000 llamadas telefónicas. El blog tuvo 2,475,128 de vistas en el mes de febrero, el día más activo fue el miércoles 10 de febrero de 2010 con 661,915 visitas.

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La cuenta de Twiter @edomx antes 2 de febrero contaba con cerca de 890 seguidores, al final del periodo llegó los 2500 y se durante el mes de febrero se emitieron 495 twetts (avisos, atención de dudas y asesorías).

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Conclusiones

La web ofrece una manera efectiva de realizar los trámites ante las entidades gubernamentales,  ya que ahorra tiempo y dinero, tanto a los ciudadanos porque ya no se tienen que desplazar físicamente a los lugares de atención, como al gobierno ya que hace más eficiente el proceso de captura de la información.

Sin embargo, dado que la cultura digital en México todavía es limitada (consulta el post Cosas del demonio!!!), se deben ofrecer vías alternativas; es decir, desarrollar una estrategia integral de entrega de servicios que sea incluyente -en línea, presencial y telefónica- que además involucre una comunicación interactiva entre el gobierno y los ciudadanos.

El camino por recorrer aún es largo, sin embargo, con este proyecto, el primero en el país, el Gobierno del Estado ha dado un gran paso en la consolidación del gobierno electrónico.

Para todos los actores involucrados, especialmente para el gobierno, ha sido una experiencia de aprendizaje que permitió identificar puntos de mejora y áreas de oportunidad en aras de mejorar la gestión gubernamental utilizando medios electrónicos.

Enlaces relacionados:

Blog informativo del SAID

Historial de Chats

Cuenta de Twitter del Edomex

Fuente: Dirección General del Sistema Estatal de Informática
Redacción: María Elena Carbajal Franco
contenidoweb@edomex.gob.mx

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